Lykkes bedre med en god oppstart

Rundt 30-40 ulike grupper ved UiB har i løpet av det siste året fått en oppstart gjennom en Smart Start-workshop.

– Det første møtet i en gruppe har stor betydning for hvordan samarbeidet vil fungere videre. Gjennom Start Smart gjør gruppen en forventningsavklaring for å avklare målene, kompetansen til deltakerne, og arbeidsmetodene fremover, forklarer Harald Engesæth fra AFF, som er prosjektleder for UiB Tjenesteutvikling.

Start Smart er en del av programmet UiB Tjenesteutvikling, som skal gjøre fremtidens administrative tjenester bedre.

Effektive grupper når målene sine

UiB Tjenesteutvikling samarbeider med førsteamanuensis Therese E. Sverdrup og professor Vidar Schei ved NHH. Sverdrup forsker på betydningen av oppstartsfasen for team og grupper.

– Når en gruppe møtes første gang, har de enda ikke utviklet felles retningslinjer og normer. Det som blir sagt og gjort da kan ubevisst bli videre normer for samhandling. Å bli bevisstgjort på oppstarten er derfor viktig for det videre samarbeidet, sier Sverdrup.

De mest effektive gruppene både setter og når målene sine, forteller hun. Samtidig er det viktig å trives sammen sosialt. Fra sin forskning har hun flere gode råd for en god oppstart.

– Det viktigste er å avklare målene for teamet, ansvarsfordeling og roller, og hvordan deltakerne skal samhandle med hverandre. Etter en stund bør også gruppen evaluere hvordan det går, og eventuelt justere målene sine, sier hun.

Ble bedre i prosjektlederrollen

Bente Krossøy er leder for Arrangementskontoret, og leder også prosjektgruppen til UiBs 75-års jubileum. De begynte samarbeidet sitt digitalt under pandemien. Gruppen er bredt sammensatt med ansatte fra blant annet kommunikasjonsavdelingen, en fakultetsrepresentant og studentrepresentant, museet og biblioteket.

Krossøy hadde hørt om Start Smart, og ønsket at gruppen skulle få oppstarten sin med denne metoden. Workshopene får frem prosjektdeltakernes kompetanse og personlige egenskaper, noe hun satte særlig pris på.

– Når du etablerer et prosjekt kjenner du ofte til den faglige kompetansen og de daglige arbeidsoppgavene til deltakerne. Men du er vanligvis ikke klar over deres sterke og svake sider, som at noen trenger frister eller god oppfølging, eller at de jobber best selvstendig, sier hun.

– Jeg syntes det var veldig nyttig å få vite dette allerede i oppstarten, og jeg tror det gjorde meg bedre i rollen som leder for et nytt prosjekt. Det var derfor en fin måte å starte samarbeidet på.

Finner plassen i gruppen

Prosjektgruppen til One Ocean Expedition rakk å ha en fysisk Start Smart-samling i oktober 2020, før de fortsatte å samarbeide digitalt fra hjemmekontor. UiB er en sentral samarbeidspartner i jordomseilingen med Statsraad Lehmkuhl.

– One Ocean Expedition er et gigantprosjekt, og er nesten som et edderkoppnett med mange prosjektdeltakere fra ulike organisasjoner. Vi kunne ikke ha jobbet så godt og effektivt sammen som vi har gjort uten workshopen vi hadde i starten, sier rådgiver Beate Ulrikke Rensvik.

Dette gjorde at de kunne sette klare mål for gruppen, finne gode arbeidsformer og fastsette hvilke ambisjoner de hadde for samarbeidet.

– Jeg tror metoden gjør at du finner plassen din i gruppen, og viser deg at du har noe å bidra med. Den får frem kompetansen til alle, som du kanskje ellers ikke hadde visst om. Å ha en gruppe med så mange ulike mennesker og kompetanse tror jeg har skapt et videre driv i prosjektet, sier Rensvik.

Skal ha fysiske samlinger

Start Smart har i hovedsak blitt holdt digitalt i løpet av 2021 på grunn av pandemien, men fremover skal workshopene være i hovedsak være fysiske.

– Tilbakemeldingene fra deltakerne så langt er at metoden oppleves verdifull og nyttig for det videre samarbeidet. Erfaringene viser at det er en også er en metode som er lett å iverksette og å prøve ut, sier Engesæth.

– Vi vil i samarbeid med forskere på NHH nå tilby dette til flere på UiB, og vil også utvikle flere som kan fasilitere workshopene, sier Engesæth, som selv har bistått mange av gruppene. Metoden kan også anvendes uten støtte fra fasilitator.

De som er i oppstartsfasen av en gruppe eller prosjekt, og ønsker en egen workshop kan derfor kontakte e-posten til UiB Tjenesteutvikling: tjenesteutvikling@uib.no