Nye verksteder for NG5

– Å samle fellesadministrasjonen i et bygg er det største strukturelle grepet UiB har gjort for administrasjonen noen gang. Når vi gjør noe så stort og omfattende, har hele organisasjonen forventninger til hva vi skal få til. Derfor er disse verkstedene så viktige, sa assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden, som ønsket velkommen til deltakerne.

Byggingen av NG5 går helt etter tidsskjema, og Tungodden viste frem nye bilder av hvordan bygget ser ut innvending akkurat nå, i tillegg til illustrasjoner av hvordan det skal bli seende ut (se video under). Over nyttår vil det også bli mulig for ansatte å få komme på befaring.

Blir kjent på tvers av avdelingene

Et av målene med verkstedene var å bygge en felles kultur og bli bedre kjent med hverandre i fellesadministrasjonen, siden mange sitter på forskjellige steder i dag. Verkstedene startet derfor med bli kjent-øvelser, på tvers av avdelingene.

– Jeg tror det er lurt at en blander folk sammen som vi gjør i dag for å få den flyten som bygget skal inspirere til. Det blir en modell for hva NG5 skal levere, i et miniformat, sa sa Rune Smistad på FIA, som deltok på den første samlingen.

– Vi har behov for å samarbeide mer med de andre avdelingene, komme tettere på fagmiljøene og få et ansikt bak e-posten. NG5 blir også et møtested hvor det blir lettere å invitere inn ansatte fra fakulteter og institutter, som jeg tror blir veldig positivt.

Satte seg i andres sko

NG5 skal ikke bare være et bygg for fellesadministrasjonen, men for hele UiB. Deltakerne fikk derfor høre om forventninger fra ansatte på institutter og fakulteter, og tenke på hvordan samlokaliseringen kan støtte aktiviteter innen utdanning og forskning. En av øvelsene var å lage en fiktiv bruker, og sette seg inn i deres behov.

– Jeg synes det har vært veldig nyttig å sette seg i andres sko. På gruppen vår var brukeren en stipendiat, med de utfordringene de kan oppleve. Her så vi på hvordan vi kan møte dem i administrasjonen, og gjøre informasjonen mer tilgjengelig og forståelig, sier underdirektør på HR, Britt Karin Muri.

Kreative ideer til felles arbeidskultur

Deltakerne jobbet også med å finne ut hvordan avdelingene kan samhandle bedre når UiB flytter inn under samme tak. Gruppene fikk komme med gode ideer til hvordan fellesarealene i første etasje og kafeen kan brukes for å skape en felles arbeidskultur.

– Jeg håper vi kan bruke lokalene i NG5 til faglig erfaringsdeling på tvers av avdelingene og ut mot hele UiB. I tillegg håper jeg at bygget kan bli et sosialt samlingspunkt, også etter arbeidstid, sa Jon Eikhaug på IT.

Noen av de kreative forslagene som kom frem under workshopene var trappeløp, temadager i kafeen, shuffleboard-rom, «Ta med ungene på jobb-dagen» og sykkelverksted.

Verkstedene arrangeres av UiB Tjenesteutvikling, og det neste finner sted i slutten av februar.

• Les også det månedlige nyhetsbrevet om NG5.