Nytt system for lønn, personal og økonomi fra nyttår

– Den nye Selvbetjeningsportalen tar over de oppgavene du som ansatt i dag løser i HR-portalen. Endringene i de daglige rutinene vil derfor være små. Når du sender inn reiseregning må du være mer observant dersom reiseregningen din skal føres på et prosjekt eller en annen enhet enn der du normalt fører den, forklarer økonomidirektør Per Arne Foshaug.

UiB vil fra 1. januar 2021 ta i bruk nye systemer innenfor både økonomi- og lønnsområdet. De nye systemene skal håndtere lønn, reiser, fravær, timeregistrering, bestilling av varer og tjenester, økonomioppfølging og rapportering.

– Størst endring blir det for de som jobber i systemet, saksbehandlere innen lønn, lønnsnær HR, innkjøp og økonomi. Disse er allerede godt i gang med innføring i systemet, fortsetter Foshaug. Ledere vil få noe endring når de jobber som godkjennere i systemene, men det er et mål at alle ledere fortsatt skal finne rapporter i Tableau.

Dette må du gjøre før nyttår

Det er en stor operasjon å endre slike systemer, og det legges ned en stor innsats fra de som jobber innen lønn, lønnsnær HR og økonomi for å sørge for en mest mulig sømløs overgang, likevell er det noen grep du må gjøre selv.

– All ære til de som jobber på spreng for å få dette prosjektet i havn, understreker Foshaug.

Fra nyttår vil du ikke lenger har tilgang til dagens systemer. Du er nødt til å gjøre noen enkle grep for å sikre at informasjonen overføres til det nye systemet. Du må registrere alle planlagt eller avviklet ferie i 2020 så snart som mulig. Dersom du har ferie tilovers må søke om å overføre denne (frist for å få leders godkjennelse er 22. desember), all tidsregistrering må være oppdatert senest 28. desember - det er ikke mulig å etterregistrere i 2021. Ellers gjelder standard regler for tidsregistrering.

Gamle lønnslipper vil dessverre ikke bli tilgjengelig i det nye systemet, det anbefales derfor å laste ned gamle lønnslipper før nyttår.

Les mer på ansattsidene om hva du må gjøre før nyttår.

– Som ansatt vil du ikke merke en stor overgang, annet enn at du logger inn i et nytt system etter nyttår, sier Foshaug

UiB er først ut

Det nye systemet er levert av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring), som også har en app med alle funksjoner du som ansatt trenger i hverdagen.

– Appen gjør at du til enhver tid har tilgang til en enkel måte å føre timer og sende reiseregninger og alt det andre du bruker HR-portalen til i dag, sier Foshaug

Overgangen til det nye systemet er koordinert gjennom BOTT-samarbeidet, (UiB, UiO, UiT og NTNU). Av disse er det UiB som er først ut med å innføre det nye systemet, og så vil de andre komme etter.

– Som følge av den innsatsen våre flinke saksbehandlere har lagt ned, tar UiB løsningene i bruk først fordi vi var mest klare. Vi har en smidig organisasjon som har snudd seg fort rundt og gjør en god innsats, sier Foshaug.

Økonomidirektøren oppfordrer alle til tålmodighet dersom en opplever at det tar litt ekstra tid å få svar fra medarbeider innenfor lønn eller økonomi. Det har sin naturlige forklaring med den økte arbeidsmengden omleggingen medfører.

Opplæring

– Jeg anbefaler at alle ansatte, når opplæringsplanen er klar, setter av noen timer den første uken i januar, lærer seg det nye systemet og deltar på de webinar som holdes, sier Foshaug.

Egen opplæring vil bli gitt til saksbehandlere innen relevante fagområdene, også denne vil være heldigital og i stor grad tilgjengelig i ettertid.

Les mer om prosjektet på ansattsidene.