Nå er det klart for UiBs første jobbskygging

UiB er en av Bergens største arbeidsplasser med over 4000 ansatte, som kan føles stort og uoversiktlig.

Med skyggeuken vil UiB bringe sentraladministrasjonen tettere sammen med kjernevirksomheten på universitetet. I første omgang er det derfor ansatte i sentraladministrasjonen som kan skygge en kollega som er ansatt i administrasjonen på fakultet og institutt. Men senere vil også ansatte på fakultet og institutt få tilbud om å skygge ansatte sentralt.

– Målet er å snu perspektivet, bli bedre kjent med kjernevirksomheten og få ny innsikt i hverandres jobber. Dette vil også knytte bånd mellom sentraladministrasjonen og resten av organisasjonen, og gjøre at de ansatte ser de administrative tjenestene i en helhet. Når ansatte sitter i ulike bygg og hverdagen er travel, er det lite tid til å bygge nettverk. Nå får de mulighet til det, sier assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden.

Skyggeuken er en del av programmet UiB Tjenesteutvikling, som skal gjøre de administrative tjenestene bedre på universitetet.

Mer innsikt i fagfeltene på fakultet og institutt

Som ansatt i sentraladministrasjonen skal du kunne følge kollegaen din en dag i løpet av skyggeuken, som vil være i uke 17. Gjennom skyggingen skal sentraladministrasjonen få mer innsikt i fagfeltene og problemstillinger på fakultet og institutt.

– Nå kan de ansatte i sentraladministrasjonen få mer innsikt i hva brukerne ute i organisasjonen er opptatt av. Å få tid til å bli bedre kjent med deler av UiB de ikke møter til daglig, kan også være motiverende for de som skal skygge, sier Kathrine Brosvik Thorsen, som er programleder i UiB Tjenesteutvikling.

Viser fram hverdagen sin

Mens den som skygger kan bringe tilbake noen nye perspektiver til sin avdeling, vil det også være verdifullt for den som skal vise frem hverdagen sin.

– Den som blir skygget får vist fram den gode jobben som blir gjort på fakultet og institutt. Å møtes slik kan betre kommunikasjonen mellom de ansatte i administrasjonen, og styrke de faglige og personlige relasjonene. Terskelen blir lavere for å ringe og spørre om det skulle være noe, sier Thorsen.

Når de ansatte som jobber på instituttene og fakultetene skal vise fram kva de gjør, bør de legge opp til at personen som skygger får se mye av hverdagen.

– Det er fint hvis du legger opp til at det skjer litt den dagen du blir skygget. Det kan være å vise fram hvordan du samarbeider med andre, og introdusere personen til andre i miljøet som de bør treffe. Du kan også vise fram hva ditt institutt er gode på, viktige problemstillinger for deg, i tillegg til det som er utfordrende, sier Thorsen.

På nettsidene til UiB Tjenesteutvikling finner du gode tips til hva du kan vise frem den dagen noen skal skygge deg.

Meld fra om ønsker

Du kan melde fra til UiB Tjenesteutvikling innen 25. mars om du ønsker å delta.

– Hvis du har spesielle ønsker om institutter, fakulteter eller stillinger du vil bli koblet med, kan du melde fra om dette. Du kan også la det være opp til oss å koble deg med noen. Hvem det blir kommer litt an på hvem, og hvor mange som melder seg, sier Thorsen.

På et senere tidspunkt skal det bli mulig for de ansatte på institutter og fakulteter å skygge ansatte i sentraladministrasjonen.

– Dette er første gang vi ha skyggeuken på UiB, men om det blir godt mottatt i organisasjonen, kan det bli en fast aktivitet framover, sier Thorsen.