YTRING
Tidstyveri satt i system
Erika Eidslott ved Senter for kvinne- og kjønnsforskning er kritisk til dagens system for refusjoner og reiseregninger.
Vitenskapelig assistent ved Senter for kvinne- og kjønnsforskning
! Dette er en ytring. Innholdet i teksten er forfatterens egen mening.
Jeg er vitenskapelig assistent ved en enhet ved UiB, og har på slutten av semesteret brukt mye tid på å assistere en vitenskapelig ansatt med refusjon og utlegg og reiseregninger i Pagaweb-systemet. Dette skulle i utgangspunktet være greie oppgaver, men det har vist seg å være tidstyveri satt i system.
Generelt er Paga-systemet lite intuitivt. Jeg er av generasjonen som har vokst opp med data, og har alle forutsetninger for å mestre digitale systemer. Likevel har jeg brukt mye tid på å forstå helt enkle operasjoner i Paga, og har fått beskjed om å ha gjort flere feil, som har gjort at skjemaene har kommet i retur – og generert enda mer arbeid. Det hører med til historien at systemet er svært tungvint og tidkrevende i utgangspunktet. Det er for eksempel ikke mulig å skanne alle kvitteringer og legge dette i ett PDF-dokument. Derimot må hver enkelt kvittering skannes, deretter konverteres til PDF, sendes på epost. Deretter må hvert enkelt vedlegg lastes ned på en datamaskin, for igjen å lastes opp i Paga. Jeg har brukt opp imot fem arbeidsdager bare på skanning og alle vedleggene.
Når det så i tillegg skjer feil på grunn av systemsvikt og uklarheter, kan vi for alvor snakke om tidstyveri satt i system. For å forklare litt nærmere: I det ordinære utleggsskjemaene i Paga er det to plasser man kan laste opp vedlegg. Den første plassen er på hver enkelt kvittering, og den andre plassen er på side to. Det er ikke selvforklarende hva som er riktig av disse to alternativene når man skal laste opp kvitteringer. Jeg ringte derfor saksbehandler for å spørre. Ut ifra det vedkommende sa, forsto jeg det slik at kvitteringer skulle lastes opp på side nummer to. Dette stemte ikke, og dermed kom refusjonsskjemaet i retur. Men det verste av alt var at jeg måtte laste opp samtlige 28 kvitteringer på nytt, og knytte disse til hvert enkelt utlegg nok en gang. Det var en rykk-tilbake-til-start-opplevelse. Men ikke nok med det, refusjonsskjemaet kom i retur enda en gang. Nå fordi ordrebekreftelser på epost angivelig ikke lenger kan godtas som kvittering, til tross for at det har vært mulig de foregående 12 årene den ansatte har benyttet samme forhandler. Her er det for øvrig snakk om en av verdens største fagbokforhandlere på nett, der det burde være en kjent sak hvordan salgsordningen fungerer, men framfor alt er det urimelig å kreve tilleggskvitteringer – kvitteringer på kvitteringene – hentet ut fra nettbanken. Dette er ikke bare urimelig, det er også praktisk talt umulig, ettersom kvitteringsfunksjonen i nettbanken begrenser seg til regningsbetaling, og omfatter dermed ikke ordinære transaksjoner. Det er heller ikke mulig i gjeldende nettbank å skrive ut enkelttransaksjoner fra kontoutskrift, uten at alle andre (private) transaksjoner vises i samme utskrift. Altså er ordrebekreftelsen på epost den eneste dokumentasjonen/kvitteringen som lar seg legge ved i utleggsskjemaet. Så da var vi like langt - igjen.
Ikke minst skapte reiseregningene unødvendig mye bry. Det smarte bot-systemet i Paga er utrolig nok ikke tilpasset reiseregninger, til tross for at det nettopp er reiseregningssystemet det er ment å forenkle. Begge skjemaene for reiseregning kom i retur, fordi datoen på kvitteringene for bestilling av fly og hotell ikke stemte med utreisedatoen. Systemet går i stå hvis man har bestilt hotell og skaffet seg flybillett på forhånd.
I tillegg kom en kvittering på innreisegodkjenning i USA i retur av samme grunn – den var betalt på forhånd. Det skulle vise seg å bare være en forsmak på systemsvikten. Skjemaene kom nemlig i retur nok en gang, fordi valutaen var en annen enn den som sto på kvitteringen. For ordens skyld, det var snakk om utenlandsreiser! Jeg hadde konvertert utenlandsk valuta til norske kroner med DNB sin valutakalkulator, men systemet godtok altså ikke dette, så det er svært innviklet å reise til utlandet innenfor dette systemet. Jeg ble jeg så bedt om å oppgi valutaen som sto på selve kvitteringen, men da jeg skulle gjøre endringene i Paga, var det plutselig ikke mulig. Da jeg fylte inn feltene på hvert av utleggene, fikk jeg nemlig opp følgende beskjed: «Det finnes ikke gyldige satser for refusjon av reiseutgifter for denne datoen. Første mulige dato er xxxxxx [anonymisert].» De skal i prinsippet være mulig å legge inn utlegg så lenge de ikke er over ett år gamle, så dette skulle i utgangspunktet være problemfritt. Det hadde da heller ikke vært et problem førte gangen jeg fylt ut skjemaet. Dermed måtte jeg igjen kontakte saksbehandler. Denne gangen var det tydeligvis Paga-systemet som hadde gått sine egne veier, og forhindret både meg og andre i å fullføre. Det dempet ikke den allerede oppdemmede frustrasjonen. Det stoppet likevel ikke der. Den ansatte det gjelder, hadde planlagt en reise som ble utsatt på grunn av covid-19. Vedkommende hadde mottatt forskuddsmidler til å betale husleie. Reisen ble framskjøvet til året etter, og dokumentasjon på dette skulle oversendes rette instans. Jeg var i kontakt med flere på telefon og epost for å finne ut hvordan dette skulle dokumenteres og hvor det skulle adresseres. Jeg fikk omsider beskjed om at det skulle legges inn som en ordinær refusjon i Paga, men også dette skjemaet kom i retur, med beskjed om at det var feil skjema (som jeg hadde fått beskjed om å bruke). Jeg lastet så ned riktig skjema, fylte det ut og la det inn som vedlegg i Paga. Det tok ikke så lang tid før jeg fikk tilbakemelding om at det ikke skulle inn i Paga, men legges inn i UiB-hjelp i stedet. Dette hadde riktignok framgått av en videresendt epost-korrespondanse, som jeg hadde oversett, men det sto fortsatt ikke klart for meg på hvilken måte skjemaet skulle sendes inn. Jeg ringte derfor nok en gang til saksbehandler, og fikk beskjed om at det måtte opprettes en sak i UiB-hjelp for å kunne sendes inn. Det er langt fra intuitivt forståelig hvorfor det skal være nødvendig å opprette sak for å få sendt inn et FoU- skjema, men for å gjøre saken komplett, så mislyktes jeg med å logge inn på UiB-hjelp. Jeg ringte gjentatte ganger til UiB IT for å få hjelp til pålogging, men uten hell. Så da sto jeg der igjen med følelsen av å ha rykket tilbake til start.
