Bedre onboarding-opplegg for internasjonale ansatte

– Før hadde hvert fakultet sine egne mer eller mindre gode rutiner for mottak av utenlandske ansatte, sier sprintgruppemedlem Hanne Elisabeth Cappelen.

– Arbeidet vi har levert kan i så måte nesten beskrives som revolusjonerende, sier hun.

Hvordan ta med hunden til Norge?

I 2021 startet prosjektet Standardisering av HR-prosesser. I løpet av våren 2022 ble tre nye HR-prosesser implementerte. Prosessen for onboarding (mottak) av utenlandske ansatte er én av disse.

Sprintgruppen har laget to nye verktøy som skal forbedre UiBs mottak av utenlandske ansatte; en felles mal for tilbudsbrev (tilgjengelig i ePhorte) og en felles onboarding-sjekkliste som er tilgjengelig på ansattsidene.

– Sprintgruppen har utviklet praktiske verktøy av høy kvalitet som kommer hele UiB til nytte, sier prosjektleder Olaug Eiksund.

Jill Anette Opsahl, som også har deltatt i sprintgruppen, forteller at de har kartlagt hele prosessen fra tilbudsbrevet mottas til den nyansatte har vært ansatt i seks måneder.

– Vi ser at internasjonale nyansatte typisk møter flest utfordringer før de kommer til UiB. Altså i preboarding-fasen. I den fasen kommer mange spørsmål om alt fra visum til hvordan man kan ta med seg hunden sin til landet.

Hun understreker at de nye verktøyene vil gi dem oversikten de trenger for å få en enklere start i Norge og ved UiB.

Lettere å finne rett informasjon

Det nye tilbudsbrevet inneholder informasjon om flytting til Norge, muligheten for å melde seg på gratis norskkurs i regi av UiB, og andre nyttige opplysninger som før kunne være vanskelig å finne.

– Nå som vi har standardiserte tilbudsbrev, sikrer vi at alle får samme informasjon, sier Opsahl.

Cappelen forteller at det andre verktøyet, sjekklisten, også gir tydeligere og mer utfyllende retningslinjer enn det som tidligere var tilgjengelig på uib.no.

– I sjekklisten er onboarding-prosessen beskrevet for tre interessegrupper; den nyansatte, HR-medarbeider og leder. Dette gjør det mye enklere for rett person å finne rett informasjon, sier Cappelen.

Vil unngå at noen leter etter kontoret

Opsahl forteller at mange av de internasjonale kandidatene som ansettes er stipendiater som har fått sin aller første jobb noen gang. I et fremmed land, attpåtil. Hun mener de nye verktøyene er ekstra verdifulle for dem.

– Det er forskjell på å onboarde en utenlandsk professor som gjerne har vært gjennom dette flere ganger før, og en stipendiat som får sin første jobb etter studiet, sier hun.

Videre er Opsahl enig med Cappelen i at det har vært varierende mottaksrutiner rundt omkring fram til nå.

– Prosedyre for mottak av nyansatte har vært opp til hver enkelt leder eller interne rutiner ved enhetene. Dette har medført at noen har blitt tatt veldig godt imot, mens andre har lett etter kontoret første dagen, sier Opsahl, og legger til:

– Vi har også noen nyansatte som aldri har hørt om internasjonalt senter og tilbudene vi har med både et tre-stegs introduksjonskurs og sosiale møtepunkter for internasjonale nyansatte. De nye verktøyene skal tette dette kunnskapsgapet.

Fornøyde så langt

– HR-medarbeiderne som benytter verktøyene virker godt fornøyde. Vi opplever imidlertid at noen ikke har begynt å bruke dem enda, sier Cappelen.

– Vi håper at alle enheter som ansetter utenlandske ansatte tar verktøyene i bruk, sier Eiksund.

Opsahl understreker at den nye prosessen vil sikre mer tilfredse ansatte på UiB.

– Vi må huske at de første månedene i et nytt land, og i en ny jobb, er utfordrende, spennende og utmattende. Det å gi nyansatte god informasjon vil hjelpe dem med å mestre noen av utfordringene de møter, sier hun.