Nytt meldesystem for HMS-avvik

Vet du hva du skal gjøre dersom du oppdager tyveri eller hærverk, forhold som reduserer brannsikkerheten eller du skader deg på campus? UiB definerer slike og andre uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materiell som HMS-avvik.

Gammelt system fases ut

Tidligere har ansatte og studenter hatt mulighet til å melde fra om avvik gjennom et egenutviklet system. Nå skal denne løsningen fases ut, og prosjektet «Nytt HMS-avvikssystem» har fått ansvaret for å utvikle en ny løsning som både skal være lett tilgjengelig og mer brukervennlig.

Valget har falt på systemet UiBhjelp, noe som er i tråd med UiBs digitaliseringsstrategi for administrative tjenester, og som støtter opp om «en vei inn» til administrative tjenester, økt grad av selvbetjening og samhandling.

– Studenter og ansatte som melder fra om et HMS-avvik i UiBhjelp vil møte et mye enklere og mer brukervennlig meldeskjema. Skjemaet er tilpasset og forbedret gjennom flere runder med brukertester. I tillegg har systemet bedre muligheter for rapporter og statistikk. Det vil i større grad muliggjøre organisasjonslæring, forteller prosjektleder og seniorrådgiver ved HR-avdelingen, Olaug Eiksund.

Det er den enkeltes leder og operatør i UiBhjelp som mottar HMS-avviket og er ansvarlig for oppfølging og iverksetting av tiltak.

Pilot ved Det psykologiske fakultet i vår

I første omgang har kun ansatte og studenter ved Det psykologiske fakultet fått prøve ut det nye systemet, men planen er at ordningen skal kunne tas i bruk av alle etter at piloten er testet og evaluert.

– Vi syns det virker som et godt trekk å tilgjengeliggjøre HMS-avvik gjennom UiB-hjelp. Det å bruke piloten har vært svært lærerikt for oss så langt, og vi har hatt en kjempegod oppfølging fra HR-avdelingen og IT-avdelingen. Våre operatører har fått anledning til være med å gjøre flere justeringer underveis, sier underdirektør og leder for personal, økonomi og IT ved Det psykologiske fakultet, Ove Christian Borge.

Målet er at den endelige versjonen av systemet skal rulles ut ved hele universitetet i september 2021.

Her kan du lese mer om hvordan det nye meldesystemet virker.