– Takk til alle ansatte

UiB gikk over til ny løsning for økonomi, lønn og personal levert av Direktoratet for økonomistyring i staten (DFØ) i januar 2021. Etter overgangen er det mange i hele organisasjonen som har jobbet hardt for få de nye systemene til å fungere. Men enda er det en del utfordringer som må løses.

– Det har vært en krevende overgang for mange, og innføringen av det nye systemet har blitt en mye større og mer omfattende jobb for både DFØ og UiB enn det vi så for oss på forhånd. Enda er det en del problemer som ikke er løst og vi er klare over at det er flere ansatte som må stå i en krevende arbeidssituasjon, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug.

– Vi opplever fortsatt forsinkelser i leveransen, men nå jobber vi også parallelt med tiltak som skal lette det videre arbeidet for ansatte innen økonomi, lønn og personal ved UiB. Det blir satt i verk noen ekstraordinære tiltak, slik som ekstra opplæring, økt innsats på brukerstøtte og kommunikasjon, opplyser Foshaug.

Universitetsdirektør Robert Rastad er koblet tett på prosessen og retter en stor takk til de ansatte som legger ned en stor ekstra innsats for å få universitetet til å fungere til tross for utfordringene.

– Selv om innføring av nye IT-systemer generelt er utfordrende, har overgangen til DFØs løsninger vært spesielt krevende for organisasjonen. Jeg vil berømme den innsatsen som mange ansatte har vist i en krevende tid, hvor ulike feil og mangler i perioder har gjort det vanskelig å gjøre jobben sin på en tilfredsstillende måte, supplerer universitetsdirektør Robert Rastad.

– Vi tar utfordringen de nye systemene har gitt oss svært alvorlig derfor har vi ulike oppfølgingsmøter ukentlig med ledernivåer i DFØ, sier Rastad.

Oppfølging ved fakultetene

Prosjektets representanter ved fakultetene har vært uvurderlige i denne innføringen, understreker Foshaug. Mange ansatte har fått nye rutiner å jobbe etter, og nye roller som skal implementeres. Særlig ved fakultetene har denne overgangen vært krevende for mange.

– I dette arbeidet har fakultetskontaktene vært viktige talspersoner, endringsagenter og informasjonskilde for den sentrale økonomiavdelingen og prosjektet, sier Foshaug.

Både førstelinjen ved fakultetene og i sentraladministrasjonen har stått i noen “stormer” med tanke på brukerhenvendelser, og for enkelte har det vært en stor belastning til tider, fortsetter Foshaug.

Feilretting og forbedringer ila høsten

– UiB tar konsekvensen av at DFØs utviklingsarbeid er forsinket på sentrale områder og at løsningene som tilbys ikke er så effektive og brukervennlige som vi forventet. Innsatsen rettes derfor nå inn mot å forbedre arbeidshverdagen til ansatte som bruker disse delene av systemene, sier Foshaug.

I første omgang er det gjennomført forbedringstiltak innenfor lønnsområdet. Dette innebærer ny gjennomgang av arbeidsflyter, ny opplæring, utvikling av spesialrapporter samt ferdigstilling av dokumentasjon. Det er også gjennomført en kartlegging både innenfor lønnsområdet og rundt bestillingsløsningen. Målet er å få et bilde av hvor de største utfordringene er. De første resultatene av kartleggingen viser at det er tiltak som vil kunne ha positiv effekt for ansatte som bruker løsningene, og det er satt av ressurser som kan følge opp dette.

Parallelt med kartleggingen iverksettes det tiltak knyttet til styrket bemanning av brukerstøtte, tilrettelegging av veiledningsmateriell inkludert forbedring av nettsider, samt økt innsats på formidling av det materiellet som allerede er utarbeidet av BOTT.

Også rektor vil gjerne rett en takk til alle ansatte.

– Vi har stor forståelse for at dette er krevende for de ansatte, og ønsker å rette en stor takk for tålmodigheten og innsatsen som legges ned, sier rektor Margareth Hagen.