Utfordrende start for ny selvbetjeningsportal og økonomisystem

1. januar 2021 gikk UiB over til å benytte tjenester innen økonomi og lønn fra DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring). Dette er en del av BOTT-samarbeidet hvor UiB, UiO, UiT og NTNU samarbeider om felles, digitale løsninger og arbeidsprosesser for universitets- og høyskolesektoren.

UiB er først ute av BOTT-institusjonene med å bytte til nytt system for økonomi, personal og lønn, blant annet en helt ny selvbetjeningsportal som erstatter den gamle HR-portalen. Oppstarten ble mer utfordrende enn antatt.

Problemer med bestilling, betaling og fakturering

– Vi startet året med at flere av tjenestene manglet funksjonalitet, så det er klart de første ukene av innføringen har vært mer krevende enn vi forventet, sier økonomidirektør Per Arne Foshaug.

På grunn av manglende funksjonalitet knyttet til blant annet bestillinger, betaling og fakturering, valgte derfor UiB å utsette utrullingen av økonomitjenestene.

– Først nå i uke 3 ble disse tjenestene rullet ut i hele organisasjonen, så nå kan endelig økonomimedarbeidere ute ved fakultet og enheter ta i bruk det nye systemet, sier Foshaug.

– Utsettelsen av oppstart på økonomitjenester har naturlig nok skapt store utfordringer og merarbeid for mange ved UiB. Økonomimedarbeidere ved UiB jobber nå så hardt de kan for å få unna oppgaver som er forsinket.

Navneendringer i personalsystem

Den siste uken har også en del ansatte fått endret navnet sitt i UiBs personalsystem. Navnet i det nye lønnssystemet er styrende for navn i andre systemer. Dermed er navnet også blitt endret i for eksempel e-post konto og personside på uib.no.

– Årsaken er at DFØ har oppdatert alle personopplysninger om ansatte fra Folkeregisteret, i forbindelsen med at UiB gikk over til å bruke DFØ sine løsninger fra nyttår, forklarer IT-direktør Tore Burheim.

Beslutningen om å bruke informasjon fra Folkeregisteret er en felles beslutning i BOTT-samarbeidet. Målet er å sikre best mulig datakvalitet og gjenbruk av data.

Praksisen er også i tråd med Digitaliseringsrundskrivet og Regjeringens digitaliseringsstrategi om bruk av felleskomponenter og at informasjon skal ligge et sted i offentlig forvaltning. Det er også svært vanlig å bruke data fra Folkeregisteret i annen privat og offentlig virksomhet.

– Vi har imidlertid full forståelse for at enkelte ønsker å være synlig med et annet navn enn det som ligger i Folkeregisteret. Vi har derfor gjort en tilpasning som gjør dette mulig. Samtidig legger personvern og IT-sikkerhet noen begrensninger i frihetsgraden. Uansett, ønsker du å endre navnet som nå er registrert i UiBs personalsystem, meld dette inn via UiB Hjelp, så rettes dette opp i løpet av kort tid, sier Burheim.

Mange brukerhenvendelser

– Ved alle store endringer og overgang til nye system, kommer det mange brukerhenvendelser fra ansatte. Lønnseksjonen har satt inn ekstra ressurser til å svare på henvendelser, men de opplever nå en så stor pågang at ansatte må være litt tålmodige med tanke på saksbehandlingstid og svar, understreker Foshaug.

– Vi oppfordrer ansatte til å bruke de veiledningene og informasjon som ligger tilgjengelig på UiBs ansattsider og i UiBHjelp før de kontakter brukerstøtte. Ansattsidene oppdateres fortløpende med svar på spørsmål som kommer inn til brukerstøtte, avslutter Foshaug.