Forsinkelser i UH Sak

Før nyttår varslet det nasjonale prosjektet for ny saksbehandlings- og arkivløsning for sektoren, UH Sak, om ytterligere forsinkelser. Nå er det klart at løsningen tidligst kan aksepteres i juni 2024, og at den ikke vil være klar for bruk for piloten NTNU før våren 2025. Dette medfører at UiB ikke kan ta i bruk den nye løsningen før tidligst høsten 2025.

Utsatt innføring av UH Sak (pahoyden.no)

Mener leverandøren av nytt system har misligholdt kontrakten. (khrono.no)

Universitetsstyrene ved universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø ble orientert om de store forsinkelsene i sine marsmøter. Det nasjonale prosjektet har også igangsatt en ekstern audit av både prosjektorganiseringen og den tekniske løsningen. Resultatet av disse skal være klar i forkant av akseptansedatoen i juni. UiB vil fram mot denne datoen også gjøre et arbeid for å kartlegge alternativer til UH Sak, som et risikoreduserende tiltak gitt usikkerhetene i prosjektet.

– UiBs mottaksprosjekt fortsetter i mellomtiden arbeidet med å forberede organisasjonen gjennom ryddingen av arkivet i ephorte og kartlegging av prosesser. Dette arbeidet er nyttige forberedelser og gir oss en god oversikt over hva vi kan forenkle i saksbehandlingen ved UiB, uavhengig av hvilke tekniske løsninger vi ender opp med, sier universitetsdirektør Tore Tungodden.

UiB benytter i dag ephorte/Elements som løsning for saksbehandling og arkivtjenester. På grunn av forsinkelsene i UH Sak, må denne trolig oppgraderes til en ren Elements-løsning i løpet av 2024. Ephorte vil ikke lenger vedlikeholdes fra 2024, og legger heller ikke til rette for to-faktor autentisering, som nå er et sikkerhetsmessig krav til digitale løsninger.

Prosjektet vil nå bruke tid på å utrede hva en slik oppgradering medfører for organisasjonen, og se på om enkelte prosesser kan forbedres allerede nå, i påvente av UH sak. Vi kommer tilbake med mer informasjon til alle ansatte om dette om kort tid.