NYHET
UH-sektoren kjøper felles system for saksbehandling og arkiv
UiB skal bytte system for saksbehandling og arkiv i 2023/2024. Sammen med flere universitet og høgskoler har UiB nå inngått kontrakt med Sopra Steria om å levere nye systemer for saksbehandling og arkiv. NTNU er første institusjon som innfører de nye løsningene.
– Valget falt på Sopra Steria først og fremst fordi deres tilbud ble vurdert å ha best kvalitet, sier HR-direktør ved Universitetet i Bergen Sonja Dyrkorn.
Tjenestene fra Sopra Steria er basert på en saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.
Valget falt på Sopra Steria først og fremst fordi deres tilbud ble vurdert å ha best kvalitet.
Sonja Dyrkorn, HR-direktør UiB
– Vi har et behov for å oppgradere en del av våre saksbehandlingsløsninger og kontaktflater ut mot både studenter og allmenheten, med de nye løsningene får vi mer brukervennlige systemer og muligheten til å jobbe smartere, sier Dyrkorn.
NTNU er først ut
Nå starter samarbeidet mellom leverandøren og avtalepartnerne om tilpasning og testing. NTNU blir pilotuniversitet med planlagt lansering i januar 2023. Deretter følger de andre institusjonene etappevis utover i 2023 og 2024.
– Når NTNU nå er først ut kommer de til å vinne verdifulle erfaringer som vi andre kan dra nytte av når det er vår tur å innføre de nye systemene. På samme måte som UiB var først ut og gjorde erfaringer med innføringen av det nye økonomi og lønnssystemet, sier Dyrkorn.
Målet med å bytte system er å få på plass brukervennlige administrative løsninger som fungerer sammen i hele UH-sektoren. Den skybaserte løsningen skal benyttes av 35 institusjoner med over 40.000 ansatte.
– Samarbeidet med de nye systemene er i tråd med digitaliseringsstrategien til Kunnskapsdepartementet, som ønsker at sektoren skal samarbeide om gjennomgående administrative løsninger og tjenester, sier Dyrkorn.
Det er viktig at vi her har mulighet til å gjøre lokale tilpasninger
Sonja Dyrkorn, HR-direktør UiB
– I tillegg vil vi være involvert i konfigureringen på NTNU, noe som gir oss en verdifull mulighet til å lære og forberede oss til det er vår tur, sier Dyrkorn.
Lokale tilpasninger og automatisk arkivering
Løsningen som skal tas i bruk gir mulighet for lokal tilpassing og det vil gi bedre selvbetjening for studenter, samtidig som saksbehandling og arkivering vil bli enklere. Automatisk arkivering er også målet med Arkivverkets satsing omtalt på deres nettsider i midten av august.
– Dette går ut på at de nye tjenestene selv forstår når saker skal til arkiv. Det betyr at arkivering skjer automatisk og vil gjøre hverdagen enklere for mange ansatte på UiB, sier Dyrkorn.
– Det er viktig at vi her har mulighet til å gjøre lokale tilpasninger, for selv om vi alle jobber med høyere utdanning og forskning er vi ikke like og har egne behov. Vi ser frem til å ta i bruk et moderne system for saksbehandling og arkiv i løpet av 2023/2024, sier Dyrkorn.
Norges største IT-konsulentselskap
Vi er svært fornøyde med dette spennende oppdraget.
Kjell Rusti, administrerende direktør Sopra Steria
Sopra Steria er Norges største IT-konsulentselskap, og administrerende direktør Kjell Rusti ser også fram til å starte samarbeidet med UH-sektoren;
– Vi er svært fornøyde med dette spennende oppdraget. Vi ser at universitets- og høgskolesektoren er fremoverlente når de velger automatisering og innebygget arkivering. Denne skybaserte løsningen vil bistå med å sikre at brukeren er i fokus. Vi ser frem til et godt samarbeid, sier han.
Avtalen som er inngått med Sopra Steria har en anslått verdi på til sammen 430 millioner kroner, pluss opsjoner, over ti år. Anbudet ble utlyst i 2020 og det var syv firmaer som konkurrerte om kontrakten.
