Utsatt innføring av UH Sak

UH SAK UIB

• UH Sak er et nasjonalt prosjekt som har som formål å etablere og rulle ut en fellestjeneste for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i UH-sektoren.
• UiB skal sammen med 20 andre universiteter og høgskoler benytte den nye løsningen for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning.
• Løsningen leveres av Sopra Steria og består av saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.

Det nasjonale prosjektet UH Sak har som formål å etablere og rulle ut en fellestjeneste for saksbehandling og arkiv i universitets- og høyskolesektoren. Løsningen som skal erstatte dagens ePhorte leveres av Sopra Steria, og består av en saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og en arkivkjerne fra Documaster.

Her kan du lese mer om løsningen og innføringsprosjektet ved UiB, UH Sak UiB.

Akseptansetest og ny tidsplan

En akseptansetest av løsningen nasjonalt ble avsluttet og underkjent fredag 17. november.

– Prosjektet og leverandøren er stort sett enige om feilene som fortsatt gjenstår i systemet, og de arbeider nå kontinuerlig for å lukke avvikene som er oppdaget. Den nasjonale styringsgruppen har bedt om en plan som beskriver videre arbeid for å gjøre tjenesten klar for bruk, forteller Ingrid Christensen som er innføringsleder for prosjektet ved UiB.

Dette betyr imidlertid at NTNU som skal være første institusjon til å ta innføre løsningen, ikke kommer til å ta i bruk systemet våren 2024, slik planen var. De har nå fått nytt innføringstidspunkt i oktober 2024.

– Det betyr at UiB sin første mulige go-live dato er februar 2025. Inntil akseptansetesten er endelig godkjent, må vi anse denne datoen som foreløpig, sier Christensen.

Prosesskartlegging og innholdsproduksjon

Saksbehandlingsfunksjonen i systemet består av prosesser som enten kommer ferdige fra leverandør, eller som er spesialtilpasset hver enkelt organisasjon. For alle prosesser som skal spesialtilpasses i UH sak, må det dokumenteres at prosessen har vært gjennom en prioritering, at utvelgelsen har vært forankret i ledelsen og at prosjektet har sikret brukerinvolvering.

Nasjonalt har kartleggingen av de administrative aktivitetene i universitets- og høyskolesektoren blitt delt inn i funksjoner, underfunksjoner og prosesser, i prosjektet kalt FUP-en. Les mer om FUP-en her.

– For å organisere kartleggingsarbeidet her ved UiB, ble det etablert en gruppe med underfunksjonsansvarlige for hver av de 30 underfunksjonene i FUP-en nå i høst. Disse har ansvar for rapportering og oppfølging av kartleggingsarbeidet for prosessene i «sin» underfunksjon, og for å etablere kartleggingsgrupper, sier Christensen.

Kartleggingsgruppene er små grupper av medarbeidere med god kjennskap til prosessene fra ulike nivå i organisasjonen.

– I løpet av kartleggingen av prosessene, vil brukere i alle deler av organisasjonen bli involvert på ulike måter og på ulike stadier i arbeidet. Kartlagte prosesser skal kvalitetssikres av brukere, og mange vil få anledning til å teste løsningen når det er satt opp i systemet, sier Christensen.

Ephorte lukkes

To av hovedoppgavene i det forberedende arbeidet som skal gjøres før utrullingen ved UiB, er å ferdigstille saker i ePhorte og få inn arkivverdig materiale som av ulike grunner ikke allerede ligger i arkivet. Dette må gjøres for å kunne lukke det gamle arkivet og for at det skal være mulig å finne igjen dokumentasjon etter innføring av UH sak.

På UiB har det blitt opprettet i underkant av 20 000 saker i ephorte i året. Per 20. november 2023 var det 92 000 saker i arkivet som ikke er var avsluttet. Tallet har økt siden siste telling i juni.

– Prosjektet har måttet nedprioritert rydding i ePhorte for å ha kapasitet til å sette oss inn i funksjonaliteten i det nye systemet og få iverksatt prosesskartleggingen. Vi vil rette fokus mot lukking av arkivet parallelt med dette arbeidet våren 2024, sier Christensen.

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning planlegger en ny runde for å informere om det videre arbeidet ved alle fakulteter og avdelinger på nyåret. Der vil de presentere antall og type saker som gjenstår å avslutte ved den enkelte avdeling. Samtidig vil det bli lagt en plan for å masseavslutte, for eksempel saker som kan kasseres i henhold til bevarings- og kassaksjonsplanen.

Opplæring i det nye systemet

Opplæring i UH sak UiB vil foregå i fire etapper. Det nasjonale prosjektet vil levere en del opplæringsmateriell som blir standard for alle institusjonene, men det vil også bli utviklet en del materiell lokalt på UiB.

– Opplæringen skal tilpasses de prosessene den enkelte jobber med. Dersom man for eksempel jobber med eksamen eller ansettelse av nye medarbeidere eller forskning, skal opplæringen være tilpasset dette arbeidsfeltet. Samtidig vil vi benytte anledningen til å få en felles forståelse av saksbehandlerrollen og overordnede prinsipper for god forvaltning, avslutter Christensen.

For mer informasjon om opplæring, eierskap og forvaltning, se nettsider for prosjektet.