UiB etablerer lyttepost i Oslo. Foto: Wikimedia, Matthiaskabel.
UiB etablerer lyttepost i Oslo. Foto: Wikimedia, Matthiaskabel.

Uglen flyr til Oslo

Publisert

UiB etablerer “ambassade” i Oslo. Det er viktig å være nær beslutningstakerne, mener rektor, som presenterte nyheten på allmøtet for organisasjonsprosjektet i forrige uke.

– Som østlending, har jeg etterhvert skjønt at Bergen er landets hovedstad, ironiserte Dag Rune Olsen til humring i salen.

Stort oppmøte på Egget på Studentsenteret da ledelsen presenterte sitt <<organisasjonsutviklingsprosjekt>>
Stort oppmøte på Egget på Studentsenteret da ledelsen presenterte sitt <>

Campus Majorstua
Men de to kontorene hos Institutt for samfunnsforskning, like ved Kirkegata på Majorstua, er mer å betrakte som et hyttekontor enn en ambassade.  

UiB har i sommer leid seg inn hos Institutt for samfunnsforskning i Oslo. Nå skal UiB flytte inn mer permanent. I første omgang er det snakk om en prøveperiode på seks måneder. En <<utenrikspolitisk rådgiver>> får base her for å koble UiB-ledelsen tettere opp mot regjering og Stortinget.

Politisk rådgiver for rektor  i Oslo: André Almås Christiansen.
Politisk rådgiver for rektor i Oslo: André Almås Christiansen.

Målet er å komme tettere på politiske beslutningstakere.

– Det foregår ganske mange prosesser for tiden, med relativt høyt tempo. Det kan være uformelle prosesser, som vi ikke nødvendigvis sitter inne i. Det kan hende vi kommer litt sent inn i det som rører seg. Vi vil i første rekke ha en lyttestasjon i Oslo, slik at vi raskt kan levere innspill i prosessene og av mer uformell art kunne arrangere møter.

Organisasjonsutviklingsprosjektet

Implementeringen av valgplattformen til rektoratet, med løfte om at “UiB skal ha en kultur der alle yrkesgrupper og ansatte opplever å ha det samme samfunnsoppdraget og identifiserer seg med universitetets kjernevirksomhet”.

Delprosjektene:

1: Strategisk arbeid for et anerkjent forskningsuniversitet

2: Søknader med konkurransekraft

3: Profesjonell prosjektstøtte

4: Slik rekrutterer vi de beste talentene

5: Digitale tjenester – fornye, forenkle og forbedre

6: Service og kvalitet i sentrale tjenester

Oppstart er i august 2014. 

I tillegg til å være en lyttepost blir tilrettelegging av møter en av oppgavene til den eneste ansatte på kontoret på Majorstua - André Almås Christiansen. Han blir UiBs andre politiske rådgiver og hyret inn for, i første omgang, seks måneder. Han har bakgrunn som nestleder i Norsk studentorganisasjon og har sittet som studentrepresentant i UHR. Han har utdanning som statsviter fra NTNU.

– Her er det veldig mye som skjer, sier Christiansen fra kontoret på Majorstua. Allerede neste torsdag skal rektor til Oslo, og Christiansen har bistått med å ordne avtaler. Den tidligere studentpolitikeren kommer til å delta på ulike tilstelninger som rektoratet gjerne skulle deltatt på, men ikke har tid til.

– Vi er klar over at Universitetet i Oslo og beslutningstakere har en del kontakt som det ikke alltid er mulig for oss å ta del i. Noe av denne kontakten kan legge premisser for senere beslutninger, som også vederfarer oss, sier rektor.

Beredt på endring
Bakgrunnen for ønsket om sterkere, fysisk tilstedeværelse øst for vannskillet, er sterke politiske ambisjoner på vegne av sektoren og nye krav fra regjeringen til de enkelte institusjonene.

Ny finansieringsmodell, en varslet langtidsplan for forskning, et nytt kart over universitets- og høyskolestrukturen, og forventning om flere verdensledende forskningsmiljøer fordrer at UiB etablerer en utkikkspost i gangavstand til dem som faktisk fatter beslutninger på vegne av oss, mener rektor Dag Rune Olsen.

Endringsledelse er det nye fyndordet. Rektoratet igangsatte forrige uke sitt organisasjonsutviklingsprosjekt.

– Derfor så viktig for oss å bruke tid på å diskutere en organisasjon som setter oss i stand til å levere enda bedre tjenester for samfunnet, sa rektor under allmøtet for de administrativt ansatte da ledelsen presenterte oppstart for delprosjektene i Egget på Studentsenteret, onsdag.

Universitetet i Oslo har allerede vært igjennom et lignende omstillingsprosjekt for sentrale tjenester ut til fagmiljøene. Den medførte en del støy i organisasjonen. UiB kommer ikke til å følge UiOs opplegg, sa konstituert universitetsdirektør Kjell Bernstrøm til forsamlingen.

– Dette er en evolusjon, ikke en revolusjon, er mantraet. – Det kommer til å bli endringer, men ikke så fundamentale som i Oslo.

<<Organisasjonsutviklingsprosjektet>>
Dette er det lange navnet på operasjonaliseringen av løftene fra rektoratets valgplattform for et år siden. Prorektor Anne Lise Fimreite er organisasjonsteoretiker, og har erfaring fra ledelsesarbeid på alle tre nivåene på universitetet. Målet er å organisere seg på smartest mulig måte.

– Ethvert prosjekt foregår i sin spesifikke kontekst. Det er umulig å sammenligne oss med hverken UiO, kommunesammenslåinger eller andre organisasjonsprosjekter i andre virksomheter.

Underdirektør Kari Fuglseth er prosjektleder, mens Fimreite leder styringsgruppen

Det finnes en egen kommunikasjonsplan for prosjektet – en egen nettside og det skal arrangeres en serie allmøter utover høsten. I tillegg lover prosjektlederen åpent kontor i Christies gate fredagene utover høsten, for å svare på spørsmål fra ansatte, face to face.

Organisasjonen bør innrettes slik at tilgangen på eksterne forskningsmidler blir bedre, her kan UiB bli bedre. Administrasjonen bør bli bedre til å levere støtte til skriving og oppfølging av EU-søknader og andre eksternfinansierte initiativ. Dette var en klar tilbakemelding fra fakultetene.

IT-systemene skal bli bedre
Det legges vekt på mer offensivt rekrutteringsarbeid. UiB skal bli mer digital. Det skal ikke vare lenge før alle kun får en digital postkasse, og ansatte må aktivt reservere seg for å få papirpost.

Dette utløste flere spørsmål fra ansatte om de mange elektroniske saksbehandlingssystemene som ikke snakker sammen.

De fire store universitetene har nylig opprettet et fellesprosjekt for å se på hvordan systemene kan bli mer snakkesalige. Dette er imidlertid et langt lerret å bleke, og er ikke del av organisasjonsprosjektet, opplyste Bernstrøm.