– Slik det ønskede <span class="caps">HR</span>-systemet beskrives, skal det innføres flere indikatorer på individnivå, noe som igjen vil føre til mer rapportering på individnivå, mer kontroll og mer styring, advarer konstituert leder i <span class="caps">NTL</span>-UiO Natalia Zubillaga. Foto: Ola Sæther
– Slik det ønskede HR-systemet beskrives, skal det innføres flere indikatorer på individnivå, noe som igjen vil føre til mer rapportering på individnivå, mer kontroll og mer styring, advarer konstituert leder i NTL-UiO Natalia Zubillaga. Foto: Ola Sæther

Advarer mot nytt BOTT-system: – Et skifte fra ledelse til styring

Publisert

BOTT-universitetene er ett skritt nærmere anskaffelsen av nytt HR-system. Fagforening frykter mer kontroll og styring og mer rapportering på individnivå.

Universitetsdirektørene i BOTT-samarbeidet sa fredag ja til å gå videre i arbeidet med å anskaffe felles HR-systemløsninger. Dette skriver Uniforum. Dermed går universitetene videre fra en såkalt konseptfase og inn i en planleggingsfase.

BOTT-samarbeidet

Samarbeid mellom dei fire eldste universita i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalla for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet. 

Dei fire institusjonane samarbeider om anskaffelsesprosessen for felles administrative system innan lønn, personal og økonomi med tilhøyrande modular.

Prosjektet arbeider mot kunngjering av konkurranse for anskaffelse av løysingar for BOTT lønn, personal og økonomi med tilhøyrande modular og vil gjelde for alle dei fire universiteta.

Potensialet i nytt system skal være stort. I utredningsrapporten direktørene hadde som underlag til møtet, framheves det at de nye løsningene kan gjøre universitetene bedre i stand til å nå sine strategiske mål.

Dette blant annet gjennom nye muligheter til å sammenstille og analysere informasjon om ansatte.

– Et stort behov for oversikt

Personaldirektør Irene Sandlie representerer UiO i BOTT HR-gruppen, og ser positivt på prosjektet:

– Dagens situasjon er preget av fragmenterte og manuelle prosesser innenfor en rekke områder. Vårt primære ønske er å få HR-systemløsninger som gir en forenklet hverdag for ansatte, HR-fagmedarbeidere og ledere innenfor HR-prosessene, forklarer hun i en e-post til Uniforum.

Ifølge Sandlie er det snakk om HR-systemløsninger innenfor blant annet rekruttering, mottak og oppstart av nyansatte, lønnsforhandlinger og analyse. Løsningene vil kunne gi bedre oversikt og bedre tilgang til informasjon:

– Universitetene har et stort behov for enkelt å kunne ha oversikt over personal- og organisasjonsdata, og integrasjon mellom systemene vil stå sentralt. Dette vil gi bedre muligheter for å hente ut statistikker og foreta analyser innenfor eksempelvis områder som rekruttering, karriere, midlertidig og likestilling, skriver Sandlie.

Kan avdekke avvik og trender

Arbeidsgruppens rapport kommer med en rekke eksempler på hva universitetene kan få ut av nye måter å sammenstille HR-data på. Blant annet vil det lettere kunne «avdekkes avvik, trender og mønstre», det gis «mulighet til rapportering og analyser» og ledere vil kunne «hente ut oppsummerende og sammenlignende data på medarbeider og gruppenivå».

UiO-ansatte bør ikke av den grunn være bekymret for personvernet. De nye personvernreglene i EUs forordning om personvern (GDPR) er særdeles viktige føringer for arbeidet, framhever Sandlie.

– Nye systemløsninger vil kunne bidra til bedre etterlevelse av disse kravene, blant annet gjennom økt ivaretakelse av datasikkerhet, påpeker personaldirektøren.

– Fra ledelse til styring

Konstituert leder i NTL-UiO Natalia Zubillaga er ikke like positiv som personaldirektøren.

Etter fagforeningens oppfatning handler BOTT HR om mye mer enn effektivisering og understøtting av arbeidsprosesser. Det handler om en omorganisering av dagens personalfunksjon til det som kalles strategisk HR, advarer hun.

– Et skifte fra ledelse til styring, konstaterer Zubillaga overfor Uniforum.

Fagforeningen ser det som svært problematisk at det legges opp til sammenstilling av data om enkeltansatte, virksomhetens mål, sykefravær og lønn.

– Strategisk HR er en egen sjanger innenfor HR, som er i ferd med å bre om seg i staten. Med datagrunnlag som hentes gjennom måling og registrering av de ansattes arbeid, er grunnlaget for strategisk HR lagt. Dette gir arbeidsgiver mulighet for ensidig styring av de såkalt menneskelige ressursene. Det er vanskelig å se hvordan de ansattes medbestemmelse over organisering av arbeidet ivaretas innenfor et slikt system, argumenterer Zubillaga.

Kontaktet av medlemmer

– I dag praktiserer man allerede ulike former for individuelle produktivitetsavtaler i statlige virksomheter. Slik vil vi ikke ha det på UiO, slår fagforeningslederen fast.

Men sånn ligger det an til å bli, oppfatter hun:

– Slik det ønskede HR-systemet beskrives i arbeidsgrupperapporten, skal det innføres flere indikatorer på individnivå, noe som igjen vil føre til mer rapportering på individnivå, mer kontroll og mer styring, oppsummerer Zubillaga.

Allerede har fagforeningen blitt kontaktet av medlemmer som har fått nyss om planene og som er bekymret for hvilke konsekvenser innføringen av de nye systemene vil få for arbeidshverdagen. Fagforeningslederen har full forståelse for uroen:

– De ansatte på UiO har høy kompetanse og mye selvstendighet i stillingene. Det nye systemet vil derimot begrense muligheten til å påvirke eget arbeid. For det er ledelsen som setter målene og bestemmer når og hvordan, påpeker hun.

Hvem skal ha tilgang til informasjonen?

Et utkast til arbeidsgruppens rapport ble diskutert på et informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøte (IDF) mellom fagforeningene, vernelinja og UiO den 22. november i fjor.

NTL var ikke alene om å ha innvendinger. Ifølge referatet fra møtet hadde også spesielt Akademikerne en rekke innspill. Blant annet tok de opp at «det vil bli viktig å vurdere hvor mye informasjon som skal lagres, hvem som skal ha tilgang til det, og hvorfor informasjonen lagres.»

Hovedtillitsvalgt Tina Næss forsikrer likevel overfor Uniforum at Akademikerne på UiO ikke er bekymret for de ansattes personvern.

– På generelt grunnlag er vi ikke bekymret for personvern. Kommentarene våre i møtet tok først og fremst utgangspunkt i GDPR og de stadig skjerpede kravene til personvern. Vi savnet et tydeligere blikk på GDPR gjennom hele rapporten, at det ikke bare skulle bli et avsnitt i innledningen, sier Næss. Dette mener hun ble tatt hensyn til i den ferdige rapporten.

Akademikernes hadde også en innvending om at utkastet til rapport var langt mer tydelig på hvilke fordeler ledere ville ha av det nye systemet, enn hva det kunne gjøre for vanlige ansatte. Også dette ble tatt hensyn til i den endelige rapporten, synes Næss.

– Hva blir viktig for Akademikerne i det videre arbeidet?

– Det er viktig for oss at vi ikke bare innfører et nytt system for å forenkle prosesser eller for å spare tid. Det må også gjøres til en del av UiOs helhetlige personalpolitikk, oppfordrer hun.

– Skal ikke brukes til kontroll

Både fra arbeidsgivers side på IDF-møtet og i konseptvurderingsrapporten er det tydelig avvist at det nye HR-systemet skal brukes til økt kontroll av de ansatte.

I rapporten sies det slik: «Intensjonen med økt systemstøtte handler ikke om å legge til rette for økt kontroll og styring fra arbeidsgivers side, men å understøtte prosesser knyttet personalledelse og medarbeideroppfølging på en enda bedre måte.»

I IDF-referatet medgir UiO imidlertid at det å koble sammen data gir mulighet for mer kontroll, men at dette ikke er intensjonen bak å innføre nytt HR-system.