Sendte melding om alvorlig ulykke – dementerte først etter en halv time

Publisert:2. november 2018Oppdatert:2. november 2018, 14:30
Scenariet i øvelsen var at en av lampene i universitetsaulaen falt ned og skadet flere mennesker. Bildet er fra en doktorpromosjon og helt reelt - det er ofte mange mennesker samlet i aulaen.

Alvorlige skader, krisestab og evakueringssenter, het det i meldingen som gikk ut til ansatte på Juridisk fakultet.

– Dette skulle ikke skjedd, sier HR-direktør Sonja Dyrkorn.

Torsdag var representanter for UiB-ledelsen samlet til beredskapsøvelse. Scenarioet var at en av de store lampene i universitetsaulaen hadde ramlet ned og skadet flere ansatte alvorlig.

Klokka 16.02 gikk det ut en e-post til flere ansatte ved Det juridiske fakultetet. Der het det at «Det har vært en alvorlig hendelse i Aulaen i dag med flere som er alvorlig skadet. Det er opprettet pårørende og evakueringssenter i Egget. Pårørende tar direkte kontakt med Egget» og videre «Det er satt krisestab på fakultetet og UiB sentralt, vi kommer tilbake med mer informasjon så snart vi vet mer om omfanget av hendelsen».

Meldingen havnet på feil sted

Men denne meldingen skulle aldri gått ut.

­– Jeg jobbet i testbasen. Som et ledd i øvelsen valgte vi å bruke Juridisk fakultet som simulert målgruppe om den simulerte hendelsen. Meldingen gikk ut fra min PC. Hvorfor meldingen gikk ut eksternt vet jeg ikke. Men det er selvsagt svært beklagelig, sier Synnøve Myhre, som er direktør for Fakultet for kunst, musikk og design ved UiB.

Hun sier at det har vært en evaluering av hendelsen i ettertid.

– Vi er avhengig av å øve for å kunne ivareta både studenter og ansatte på en god måte dersom noe alvorlig skulle skje. En del av øvelsen denne gangen var å bruke elektroniske verktøy som gjør at vi kan nå alle studenter og ansatte, eller aktuelle grupper. Systemet har en normalbase, som brukes når det er krise, og en øvelsesbase. Det som har skjedd, er at en av epostene som var skrevet i øvelsesbasen har gått ut av systemet og til en gruppe ansatte, sier Dyrkorn.

På Høyden har blitt kontaktet av ansatte som ble skremt av meldingen. Dyrkorn beklager dette. I en e-post som gikk ut til dem som fikk den skremmende meldingen skriver hun at «vi har mottatt informasjon om at et varsel som var en del av øvelsen har blitt sendt på epost til ansatte ved fakultetet. Det beklager vi på det sterkeste. Det er foreløpig uklart hva som var årsaken til at dette skjedde, noe vi vil finne ut av».

Dementerte etter en halv time

– Hvor lang tid tok det før meldingen ble dementert?

– Det gikk ut en melding under øvelsen umiddelbart da vi oppdaget hva som hadde skjedd, og så en ny etter at øvelsen var ferdig, sier Dyrkorn.

En epostutveksling På Høyden har fått tilgang til, viser at det tok to timer før Dyrkorn sendte ut epost. Det første dementiet kom etter 26 minutter, fra samme adresse som sendte ut den feilsendte meldingen.

– Burde meldinger som dette vært merket med «øvelse» uansett hvem de skal til?

– Inni denne øvelsesbasen ligger det også overskrifter som «øvelse». Vi sendte mange meldinger frem og tilbake til hverandre, men det var altså en som gikk utenfor systemet. Vi har hatt beredskapskonferanse også i dag, og har ikke funnet ut hva som gikk galt, sier Dyrkorn.

Hun sier at man kunne valgt å ha reelle mottakere av øvelsesmeldinger, men at disse da måtte vært varslet på forhånd.

– Denne gangen skulle ingen andre enn vi i gruppen øve. Vi øvde på både hvordan vi skulle håndtere en slik hendelse, men også på hvordan vi skulle kommunisere mellom nivåene.

– Hva med å varsle organisasjonen på forhånd når man skal ha en slik øvelse?

– Nå skal denne øvelsen evalueres, men det kan være et naturlig spørsmål å stille. Det som skjedde denne gangen skulle ikke skjedd, og det beklager vi.

Støtteverktøy for  sikkerhet og beredskap

Etter det På Høyden forstår har UiB brukt det digitale verktøyet CIM i øvelsen, som er standard i offentlig sektor, og ifølge UiB selv «støtteverktøy for risiko, sikkerhet og beredskap» i organisasjonen. CIM skal ifølge produsenten, One Voice, i Trondheim, sikre et «helhetlig styringssystem for kvalitet, sikkerhet og beredskap», ifølge produsenten.

Meld deg på vårt nyhetsbrev og få oppdateringer rett til din e-post!

Abonner på På Høyden nyhetsbrev feed